Hvad er CMS?

CMS står for Content Management System og defineres som veldefinerede løsninger til at skabe, vedligeholde, koordinere, indeksere og anvende indhold på intra, ekstra- og internet. Med CM systemer menes systemer som hjælper og assisterer ved digital indholdsproduktion.

Dette kan være hjælp til selve skriveprocessen, hjælp til publiceringen eller systemer som tager hånd om hele arbejdsprocessen (work flow) fra skrivning via kvalitetskontrol/redaktion, publicering og lagring for eftertiden. Cm systemer retter sig især imod situationer med følgende kendetegn: Mange skribenter og/eller meget indhold (content) evt. publiceret til mange forskellige brugere med hver deres præferencer. Det er især de to første parametre, altså mange skribenter og meget indhold, der kan gøre administrationen af et website helt uoverskueligt, hvis vi ikke har et velfungerende cm system.

Med CMS har virksomheden således den fulde kontrol over indholdet, mens alt det tekniske ikke kommer op til overfladen.

CMS er et stykke software, hvorigennem enkeltpersoner eller virksomheder kan håndtere en mængde elektronisk indhold, for eksempel dokumenter, filer og billeder. Via en webserver udgives CMS-systemets websider på www.

CMS består af en række komponenter f.eks roller, rettigheder, indholdsskabeloner og arbejdsgange, der kan tilpasses efter det behov, netop din virksomhed og din hjemmeside har

Et CMS kan udvikles som et standardsystem eller specielt fremstilles til konkrete behov. Eksempler på standardsystemer er PHPFusion, PHPNuke og e107., men der findes mange andre og kommer hele tiden nye til.

CMS’er udvikles i bl.a. ASP, PHP, Perl og Python.

At lade folk gøre det de er bedst til

En beskrivelse af et typisk cm-systems karakteristika ud fra de tilknyttede roller som forfatter, redaktør, udvikler og designer. Ét af de helt store fortrin ved et cm-system er, at der ved hjælp af den tekniske opbygning tilknyttes roller, som svarer til den pågældendes funktion i øvrigt i organisationen.

Det betyder som i den gamle verden med det traditionelle webteam, at designeren f.eks ikke kan blive tvunget til at tjekke for stavefejl, om links fungerer etc., men istedet kan koncentrere sig helt og holdent om sin kernekompetence, nemlig design af websitet. I lidt mindre grad kan det siges at gøre sig gældende for forfatteren, som via sin browser kan skrive og for det meste også redigere i egne (arkiverede) artikler.

Kendskab til html eller ftp er på ingen måde nødvendigt, almindelig erfaring med tekstbehandling er fuldt tilstrækkeligt. Det er ret forskelligt, hvilke muligheder der tilbydes forfatteren for formatering af teksten. Skal forfatteren f.eks kunne bestemme, at passager i brødteksten skal være i kursiv, i fed osv. eller skal det være prædefineret ved, at fed tekst fx er reserveret til faste passager som kolofon, kursiv til intro? Skal forfatteren kunne bestemme at visse ord skal være røde eller ej? Den beslutning overlades til administratoren og handler i det store og hele om afvægtningen mellem på den ene side forfatternes frihed og på den anden side organisationens/læserens behov for en ensartet oplevelse af websitet.

Det er et spørgsmål om kontrol, men også om at sikre sig, at hver enkelt person gør det som vedkommende er bedst til. Mulighederne for at publicere direkte på nettet eller i “systemet” er den vel nok mest synlige fordel ved et cm system. Et cm system fordrer ikke kendskab til html, almindeligt kendskab til tekstbehandling er tilstrækkeligt. Konkret betyder det, at den enkelte forfatter logger ind på websitet via sin browser.

Oftest er der universel adgang med brugernavn og password, og det giver altså mulighed for at redigere direkte på artiklerne uden mellemled. For det meste er der opsat mellemled, så ændringer ikke træder direkte i kraft på websitet. Istedet sendes en mail til redaktøren, eller hvem der nu er ansvarlig, og den redigerede udgave af artiklen placeres f.eks på en testserver, hvor udefrakommende ikke har adgang. I det hele taget er det et organisatorisk spørgsmål, hvor meget frihed forfatterne skal have.

De fleste cm systemer giver mulighed for alverdens formateringer samt indsættelse af billeder, flash film, links til filer og andre websites, og det er mit indtryk, at disse muligheder bibeholdes, men under en mere restriktiv form. Det er muligt f.eks at indsætte billeder, men kun ud fra måske tre-fire prædefinerede muligheder, såkaldte skabeloner med forslag til placering af billedet, og samtidig også med regler for billedstørrelse.

Web hotel med CMS er også en mulighed for de virksomheder, der ønsker nem adgang til at ændre indholdet af deres websites.

Har virksomheden en website, så bør du overveje et web hotel med CMS. Et web hotel med CMS giver dig optimal frihed ifm. opbygning og vedligeholdelse af et website. CMS er fremtidens værktøj når det kommer til websites, og et web hotel med CMS er valget for den fremtidsbevidste virksomhed

CMS for lige netop dig

CMS skal første og fremmeste være nemt, hvis du selv skal styre det. Hvis det ikke er nemt, får du ikke opdateret dit website. Overvej altid om du har disciplinen – ellers overlad det til de professionelle, også selvom det er så nemt, så nemt.

Dernæst skal et CMS understøtte netop de behov, som du har, og det skal kunne vokse i takt med dine krav. Det skal desuden være let at lave et flot design, der passer til din forretning.

Mange danske virksomheder er begyndt at investere i CMS – en investering, som i mange tilfælde ofte bliver alt for dyr, fordi der enten ikke investeres i det rigtige system fra starten, eller virksomheden ikke har gjort sig klart hvad den helt konkret vil og hvilke ressourcer der skal afsættes når et CMS skal implementeres. Stol på din egen sunde fornuft og rådfør dig med de professionelle, som kan være web-bureau, reklame-bureau, kommunikationsbureau osv.

Når CMS gøres rigtigt, griber det ofte ind i alle, eller dele af virksomhedens arbejdsgange, og netop her er det vigtigt at vælge det CMS der kan skalere efter virksomhedens behov fra den lette start til den avancerede fortsættelse.

Der er så absolut stor forskel på de forskellige systemers styrker og svagheder, og hvordan de går i spænd med virksomhedens behov. Virker det ordentligt overfor søgeværktøjer på Internet ? Kan det afvikles hos min eksisterende Internet udbyder, og kan jeg få en version hjem til virksomheden. Her er en liste over, hvad du skal være særlig opmærksom på, når det drejer sig om valg af CMS:

Hvem skal stå for det – virksomheden selv eller et bureau?

Vær opmærksom på løbende forbedring og produktudvikling

Sikkerhed

Kvalitet – hvad er kvalitet for lige netop din virksomhed?

Service/support – hvem levere det og hvad koster det?

Hurtig opdatering og et dynamisk website er et sundhedstegn for dit firma

Sæt dig ind i CMS inden du slår til

Hvad vil du virkelig gerne have, CMS skal opnå?

Billigt kan være godt nok, men er ikke altid det bedste

Gode råd før du beslutter dig

Læg en strategi for projektet før, under og efter implementeringen

Få evt. hjælp af en ekstern konsulent der kender virksomheden samt CMS markedet

Hold en stram tidsplan for implementeringen

Vær visionær og vurder hvilke funktioner der i fremtiden skal kunne fungere sammen med dit CMS

Hvad koster det at opdatere ?

Få et kursus og tilstrækkelig support med i prisen (timepriser/dagspriser)

Lad andre udføre det som du ikke magter (du vil alligevel komme til at betale!!)

Tro ikke på at Ingeniøren i din virksomheden, som laver hjemmesider for venner og familier godt kan løfte opgaven.

Du skal have en printvenlig udgave.

Stigende forventninger

Set fra oven udgør Content Management Systemerne et svar til den udfordring virksomheder og interesseorganisationer bl.a. stod over for og stadig står over for med internettets succesrige ekspansion – med stigende mænger af indhold, behov for hurtigere og mere fleksibel indeksering, erkendelse af vigtigheden af at have opdateret indhold, behov for indhold på forskellige sprog, og tilføjelse af avanceret funktionalitet – eller behov for brugeradgang til information.

Vigtigt med konkrete målsætninger

For at kunne udnytte dette, er det vigtigt, at målsætninger og succeskriterier er konkrete. Eksempler på succeskriterier:

– At implementere CMS både på virksomhedens internet, intranet og ekstranet.
– At sikre lettere adgang til opdatering af både website, intranet og ekstranet.
– At sikre genbrug og publicering af indhold på tværs af kanalerne intranet, ekstranet og internet.
– At frigive ressourcer til videreudvikling af indhold og funktionaliteter på websites, intranet og ekstranet.
– At etablere en robust informationsarkitektur baseret på metadata, således at personalisering og målretning af information til de forskellige målgrupper bliver mulig.
– At sikre at investeringen i et CM system er rigtig i forhold til skalerbarhed og integration til andre systemer i virksomhedens tekniske infrastruktur.
– På sigt at organisere indholdsproduktionen i virksomheden, så informationsejerne selv har adgang til at kreere og opdatere indhold inden for deres ansvarsområder som f.eks. produkt- og prisinformation og sørge for, at publiceringsprocessen og workflow har den nødvendige kvalitetssikring og kontrol.

Derfor skal du anvende CMS

Hvis kommunikationen ikke fungerer i virksomheden kan dette ses på websitet – og omvendt

Svært at få implementeret fælles mål og standarder for materialet, hvis der ikke er en skabelon

Uklar profil = ingen succes

Inkompetence: Dårligt indhold og manglende kvalitet på websitet

Et ledelses spørgsmål

At publicere på nettet er ikke noget særligt, eller rettere sagt – det bør det ikke være, men – det er det som oftest stadigvæk. I de virksomheder hvor publicering på nettet betragtes og fungerer som en integreret bestanddel af hele organisationens kommunikationsvirksomhed, skyldes det en sammenkædning af to forudsætninger, som på mange måder hører internt sammen: Software og ledelse – mere specifikt

1) Et teknisk velfungerende og brugervenligt Content Management System,

2) en ledelse der forstår at gøre CM systemet til hele organisationens projekt og ikke blot it-afdelingens eller værre endnu marketingafdelingens projekt og endelig

3) en ledelse, der har en klar forståelse af, hvordan både nuværende og fremtidige indholdsproducenter og ansvarlige skal interagere med systemet.

Denne forståelse vil ofte medføre, at ideer til rationalisering, effektivisering eller øget brugerinvolvering opstår – og det er vigtigt at anvende denne “positive energi” i organisationen konstruktivt.

Et CM system giver mulighed for at anvende organisationens samlede viden og kompetence i den digitale kommunikationsstrategi. Det er det helt specielle ved denne type software og deri dets store potentiale ligger.

Et velimplementeret CM system kan udvikles til at blive virksomhedens primære system til print, web, cd-rom og mobile enheder